Информация о процедуре сертификации систем менеджмента

 Сертификация системы состоит из следующих этапов:

  1. Подача заявки заявителем, заключение договора;
  2. Предварительная оценка заявочных материалов
  3. Предварительная оценка системы менеджмента (1 этап);
  4. Окончательная проверка и оценка систем менеджмента (2-ой этап);
  5. Рассмотрение результатов проверки и выдача сертификата соответствия систем менеджмента;
  6. Инспекционный контроль.
  7. Ресертификация 

1.      Подача заявки на сертификацию:

1.1 Организация, претендующая на сертификацию систем менеджмента, направляет заявку, установленного образца в орган по сертификации систем менеджмента с соответствующей областью аккредитации. Вместе с заявкой для предварительной оценки систем менеджмента в орган по сертификации должны направляться:

  • Анкета, Лист оценки системы менеджмента
  • Руководство по качеству, Политика, Цели, документированные процедуры;
  • копии свидетельство о регистрации юридического лица, лицензии на право занятия деятельности (при наличии);
  • исходные данные о предприятии и выпускаемой продукции;
  • перечень организации — основных потребителей продукции;
  • структурную схему организации.

1.2 Орган по сертификации КЦК анализирует заявку и представленную информацию для определения возможности проведения работ по сертификации и при положительном решении проводит работы по заключению договора.

2. Предварительная оценка систем менеджмента (1 этап аудита):

2.1 Предварительная оценка систем менеджмента проводится по полученным вместе с заявкой материалами, указанными в п.1.1 (, Руководство по системам менеджмента и основные процедуры: управление документацией, управление записями, внутренний аудит, управление несоответствиями, управление корректирующими и предупреждающими действиями, оценка экологических аспектов, профессиональных рисков).

При этом определяется готовность организации к сертификации систем менеджмента и возможность проведения  аудита и сроки.

КЦК проводит анализ представленных заявителем материалов с учетом требований  стандартов и при необходимости может запросить у предприятия дополнительные сведения или материалы.

На основе анализа представленных Заявителем материалов принимается решение о целесообразности (не целесообразности) проведения 1 этапа аудита на месте (у Заявителя).

При принятии решения о проведении 1 этапа аудита на месте согласовывается время и План аудита.

2.2 Предварительная оценка завершается подготовкой обоснованного письменного заключения о целесообразности (нецелесообразности) проведения окончательной проверки и оценки систем менеджмента (2-го этапа аудита).

2.3 При положительном  заключении по предварительной оценке систем менеджмента составляется план аудита и согласовываются сроки его проведения.

 3.Окончательная проверка и оценка систем менеджмента (2й этап аудита):

3.1 Проверка включает

  • ознакомление с предприятием;
  • предварительное совещание;
  • проверку предприятия (адекватность документов, наблюдение, сбор объективных свидетельств, опрос, обобщение, анализ и др.);
  • оформление акта;
  • заключительное совещание;
  • оформление отчетных материалов  о проверке.

3.2 ТОО «КЦК» должно оценить соответствие функционирование системы менеджмента   требованиям, установленным в документах системы организации и в национальных стандартах. Объективные свидетельства такого соответствия могут быть получены из следующих источников:

  • Опроса работников проверяемых организации;
  • Наблюдений экспертов-аудиторов за деятельностью персонала, функционирования процессов, условиям труда и состоянием рабочих мест;
  • Данных обратной связи с потребителями;
  • Документов СМ (систем менеджмента) регламентирующего характера (Политики и целей, Руководства по качеству, планов по качеству, стандартов (процедур) организации, регламентов, положений, инструкций, внешней нормативной и технической документации, контрактов и др.)
  • Данных обзоров и анализа результативности функционирования систем менеджмента;
  • Результативности оценки и рейтингов поставщиков.

3.3 По результатам  проверки и оценки СМ составляется заключение, указывающее, о соответствии (не соответствии) СМ организации требованиям стандартов.

4. Рассмотрение результатов проверки и выдача сертификата соответствия систем менеджмента:

4.1 Решение о соответствии (несоответствии) систем менеджмента организации  установленным требованиям принимает руководство органа по сертификации на основании рассмотрения отчётных материалов и заключения по результатам  аудита.

4.2 Критерием для принятия решения о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия является выполнение (невыполнение) проверяемой организацией корректирующих действий в согласованные сроки и признание (непризнание) органом по сертификации их результативности.

4.3 При положительных результатах аудита (проверки) руководство органа по сертификации принимает решение о выдаче сертификата систем менеджмента.

4.4 При отрицательных результатах аудита (проверки) орган по сертификации уведомляет организацию об отказе в выдаче сертификата с указанием причин отказа и информирует о возможности проведения повторного сертификационного аудита на договорной основе.

4.5 Сертификат соответствия подлежит регистрации в реестре Государственной системе технического регулирования Республики Казахстан. Копирование сертификата разрешается только на защищенном бланке установленного образца. Копия заверяется подписью руководителя органа по сертификации и печатью.

 5. Инспекционный контроль

5.1 С целью  установления подтверждения СМ требованиям национальных стандартов КЦК на основании договора один раз в год проводит инспекционный контроль.

5.2 Инспекционный контроль проводится 2 раза в течение всего срока действия сертификата.

6. Ресертификация

6.1 Проведение повторной сертификации системы менеджмента качества проводится на основе заявки  организации – заявителя.

Заявка на проведение повторной сертификации системы менеджмента качества подается организацией не менее чем за два  месяца до окончания срока действия сертификата соответствия.

Решение по процедуре проведения повторной сертификации системы менеджмента принимает орган по сертификации на основании результатов инспекционных контролей.

6.2 Процедура проведения повторной сертификации предусматривает:

  • Подача заявки заявителем, заключение договора;
  • Проведение  оценки заявочных материалов;
  • Анализ изменений к документации  системы менеджмента;
  • Предварительная оценка системы менеджмента (1 этап проводится если в системе менеджмента или в законодательстве  произошли значительные изменения);
  • Сертификационная  проверка и оценка систем менеджмента (2-ой этап);
  • Рассмотрение результатов проверки и выдача сертификата соответствия систем менеджмента.

7. Приостановление, отмена действия сертификата соответствия или сокращения области сертификации

Орган по сертификации соответствия систем менеджмента (ОПС СМ) приостанавливает или отменяет действие сертификата соответствия в тех случаях, если:

  • сертифицированная система неоднократно или серьезно, нарушала соблюдение требований сертификации, включая требования к результативности системы менеджмента;
  • сертифицированный заказчик не позволял выполнять инспекционный или ре-сертификационный аудиты в соответствии с установленной частотой;
  • сертифицированный заказчик добровольно попросил приостановления.

Решение о приостановлении действия и аннулирования сертификата соответствия принимает Управляющий Совет. Срок приостановления действия сертификата соответствия составляет до 6 месяцев. При этом Заказчик обеспечивает воздержание от ссылок на сертификацию систем менеджмента на установленный срок. Информация о приостановлении действия сертификата направляется в Национальный центр Аккредитации для включения в Реестр. Сертификат соответствия при приостановлении или отмене действия подлежит возврату в ОПС СМ.

При приостановлении действия сертификата соответствия Заказчик должен предпринять действия по устранению причин, повлиявших на приостановление действия сертификата соответствия СМ. В случае не устранения несоответствий ОПС СМ принимает решение об отмене действия сертификата или о сокращении области сертификации, о чём информирует Национальный центр Аккредитации.

По запросу любой стороны ОПС СМ предоставляет сведения относительно статуса сертификации систем менеджмента заказчика: «действие сертификата приостановлено», «действие сертификата отменено» или «область сертификации сокращена».

8. Процедура рассмотрения жалоб

Жалобы, поступившие в ТОО «Казахстанский центр качества» регистрируются и передаётся руководству. Все жалобы в деятельности ОПС СМ, поступившие от заявителей, контролирующих организаций, и любые отклонения, которые могут повлиять на качество результатов подтверждения соответствия, сертификации доводятся до сведения директора ТОО «Казахстанский центр качества». В зависимости от существа вопроса по жалобе она может быть рассмотрена на заседании Управляющего совета или директором ОПС СМ.

При получении жалобы ОПС СМ удостоверяется, связана ли данная жалоба с деятельностью по подтверждению соответствия, за которую он несет ответственность. Если жалоба имеет отношение к деятельности ОПС СМ по вопросам сертификации, то она рассматривается. В случае если жалоба относится к сертифицированному заказчику, то при её рассмотрении оценивается результативность сертифицированной системы менеджмента, на основе представленных организацией материалов или путём проведения внепланового аудита. Срок рассмотрения жалобы может состоять 1-2 месяца.

Для рассмотрения жалобы, претензий назначается ответственное лицо по анализу и причинам возникновения жалобы, сбора данных по доказательной базе, с целью её валидации (анализа, подтверждение жалобы, принятия или отклонения), подготовке материала для рассмотрения директором или Управляющим советом.

Решение, сообщаемое подателю жалобы, принимается лицом, ранее не задействованным в предмете жалобы. ОПС СМ информирует подателя жалобы о ходе работы и достигнутом результате в сроки установленные законодательством РК.

Всегда, когда это возможно, ОПС СМ направляет подателю жалобы официальное уведомление об окончании процесса рассмотрения жалобы.

ОПС СМ, совместно с заказчиком и подателем жалобы, определяет, будут ли, предмет жалобы и принятое решение обнародованы, и если да, то до какой степени.

9. Порядок рассмотрения апелляций

В случае несогласия заявителя с результатами сертификации, инспекционного контроля, а также по другим вопросам, касающимся сертификации, он имеет право подать апелляцию в письменном виде в апелляционную комиссию ОПС СМ не позднее одного месяца после получения извещения о принятом решении. Подача апелляции не приостанавливает принятого решения.

При рассмотрении апелляции комиссией принимаются меры для соблюдения конфиденциальности сведений, представляющих коммерческую тайну. При необходимости комиссия проводит обсуждение вопроса с любой из сторон.

Каждая из заинтересованных сторон имеет право пригласить эксперта-аудитора, компетентного в рассматриваемом вопросе.

ОПС СМ гарантирует, что лица, участвующие в процессе рассмотрения апелляций, не были задействованы в проведении данного аудита и принятии решения по подтверждению соответствия.

Поступившая апелляция рассматривается на заседании Комиссии по апелляциям и жалобам, где определяется ответвленное лицо для проведения анализа и проверки апелляции, с целью её валидации, осуществляется сбор данных по доказательной базе и принимается Решение.

Решение, сообщаемое подателю апелляции, принимается лицом, ранее не задействованным в предмете апелляции.

Орган по подтверждению соответствия предоставляет апеллянту в письменном виде официальное уведомление об окончании процесса рассмотрения апелляции.

Все расходы, связанные с подачей и рассмотрением апелляции несет сторона, подавшая апелляцию.

В случае несогласия заявителя с решением апелляционной комиссии ОПС СМ, он имеет право обратиться в апелляционную комиссию Национального Центра Аккредитации.